Ordnungsmappen

Um im Büro immer eine optimale Ordnung aufrecht zu erhalten, bietet es sich an, Ordnungsmappen zu nutzen. Hiermit können auch große Massen an Dokumenten angemessen verwaltet werden. Da aber die Auswahl an möglichen Ordnungsmappen geradezu opulent ausfällt, fragt man sich natürlich, welche Form jetzt die beste für den jeweiligen Einsatzzweck ist.

Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung der geläufigsten Ordnungsmappen Formen und welche für Ihren Bedarf geeignet sein könnten.

Aktenhüllen

Ganz vorne stehen die Aktenhüllen. Genau genommen zwar keine Mappen, aber ungemein nützlich. Sie schützen einzelne oder mehrere Seiten und Dokumente zuverlässig vor Schmutz, Flecken und Wasser. Auch gegen Knicke sind sie praktische Helfer.

Das Standardformat einer solchen Hülle ist DIN A4, aber auch alle anderen gängigen Formate sind im Handel erhältlich. Um optimalen Schutz zu gewährleisten werden Aktenhüllen bzw. Dokumententaschen mit Verschluss genutzt. Außer den geschlossenen gibt es Hüllen, die entweder seitlich oder an der Oberseite über eine Öffnung verfügen. Diese sind natürlich nicht vollständig wasserdicht, reichen aber für den Alltag völlig aus, solange Ihnen Ihre Papiere nicht aus unerfindlichen Gründen ins Waschbecken fallen. Für solche Fälle sollten Sie auf laminierte Dokumente zurückgreifen.

Um zwischen vertraulichen und weniger vertraulichen Dokumenten zu unterscheiden gibt es milchige Aktenhüllen, die ein Lesen des Inhalts ohne Entnahme wesentlich erschweren. Zu guter letzt sollten für eine Abheftung der Dokumente gelochte Hüllen genutzt werden.

Eckspannmappen

Natürlich muss oder darf nicht jedes Dokument gelocht werden, oder eine Dokumentensammlung ist schlicht noch unvollständig, so dass eine Lochung noch nicht nötig ist. Um solche Papiere trotzdem zu schützen, gibt es Eckspannmappen.

Dies sind einfache, dünne Mappen, die mit zusätzlichen Schutzfalten ausgestattet sind. Man legt einfach die Papiere ein und spannt dann ein angebrachtes Gummi über die Ecken. So bleiben die Dokumente im inneren geschützt und können einfach verwahrt werden, ohne gelocht werden zu müssen. Als Zwischenablage sind solche Mappen optimal geeignet.

Fächermappen

Hin und wieder soll es vorkommen, dass Dokumente den Standort wechseln. Von einer Firmenniederlassung zur nächsten. Vielleicht muss ein Vertrag oder ein Projekt zu einem Kunden gebracht werden, und um so etwas praktisch und einfach zu gestalten gibt es Fächermappen oder Dokumentenboxen.

In beiden Fällen handelt es sich um eine Art Aktentasche, die mit mehreren Fächern ausgestattet ist. Zumeist aus Kunststoff hergestellt können so auch mehrere Dokumente unabhängig voneinander transportiert werden.

Dokumentenboxen ähneln dabei eher Koffern, in die entsprechend mehr Dokumente passen, so dass sie auch größere oder vielseitige Projekte ordentlich transportiert werden können.

Präsentationsmappen

Projekte erfordern eine Menge Zeit und Arbeit, umso schöner ist es, das fertige Projekt in einer ansprechenden Mappe zu sichern, um es dem Kunden angemessen vorstellen zu können. Präsentationsmappen zeichnen sich besonders dadurch aus, dass von vornherein Sichthüllen eingearbeitet sind, um die einzelnen Projektseiten auch im aufgeklappten Zustand vor Eselsohren und Flecken zu schützen.

Sichtmappen

Ähnlich wie die Präsentationsmappen dienen auch Sichtmappen dem Zweck Dokumente zu präsentieren. Allerdings haben Sichtmappen auf der Vorderseite ein Sichtfenster, womit Sie direkt erkennen können, um welches Dokument es sich handelt. Außerdem bestehen diese oftmals aus Karton. Wenn Sie kein Sichtfenster benötigen oder wollen, gibt es auch Sichtbücher, die z.B. aus Kunststoff bestehen, die eine variable Anzahl von Sichthüllen beinhalten.

Unterschriftsmappen

Im Büro müssen täglich viele Briefe unterschrieben werden. Wenn Sie diesen Prozess effizienter gestalten wollen, sind Unterschriftsmappen sinnvoll. Hier können bis zu 20 Dokumente zur Unterschrift gesammelt und gesichert werden. Damit auch nach der geleisteten Unterschrift das Dokument nicht beschädigt wird, ist jedes Fach mit einem Löschpapier ausgestattet.