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Lästige oder unangenehme Telefongespräche händeln – wie ein Profi

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Wenn Sie häufig telefonieren, besonders im Beruf,  kennen Sie sicherlich das Problem, unangenehme Telefongespräche vor sich herzuschieben, oder direkt mit schwierigen Gesprächspartnern konfrontiert zu werden. Manchmal ist es wohl sinnvoller, via Email eine gut durchdachte und wohlformulierte Nachricht zu verfassen. Leider ist es nicht immer möglich. Wie Sie trotz allem schwierige Telefonate händeln, können Sie mit den richtigen Tipps sicher gut umsetzen.

Eine gute Vorbereitung

Wenn Sie wissen, dass Sie ein wichtiges Telefonat führen werden, kann es sinnvoll sein, sich darauf vorzubereiten. Sich im Voraus zu überlegen, worauf das Gespräch hinauslaufen soll und einige Fragen oder Argumente zu notieren, kann helfen, nicht den Faden zu verlieren und sich sicher zu fühlen. Behalten Sie Ihr Hauptaugenmerk im Blick und lassen Sie sich nicht mit unbefriedigenden Antworten abspeisen. Auch der Zeitpunkt des Telefonats sollte gut gewählt werden.  Kurz vor Feierabend ist sicher niemand motiviert, ein ausführliches Gespräch zu führen. Zu früh am Morgen kann es allerdings auch schwierig werden.

Langsam und deutlich sprechen

Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen! Selbst wenn Ihr Gesprächspartner sehr herausfordernd ist, sollten Sie Professionalität zeigen und negative Emotionen nicht die Überhand gewinnen lassen. Dies zeigt sich besonders in einer langsamen Sprechweise und einer deutlichen und klaren Aussprache. Zur Not üben Sie das Gespräch vorher einmal durch und achten besonders darauf, Ruhe zu bewahren und nicht zu hektisch zu sprechen. Oftmals hilft es schon, sich zu kurzen (Denk-)Pausen zu ermahnen und nicht sofort zu Antworten, um Versprecher zu vermeiden.

Respekt und Aktives Zuhören

So schwer es auch manchmal sein mag, versuche zu deinem Gesprächspartner immer respektvoll und freundlich gegenüber zu sein. Dazu gehören auch die Regeln der guten Gesprächsführung: Statt ohne Punkt und Komma über sein Anliegen zu reden, ist es ratsamer, seinen Gesprächspartner ausreden zu lassen und sich für dessen Belange ehrlich zu interessieren und auf diese zu reagieren. Bleibe stets höflich und empathisch, auch wenn Sie mit der Einstellung oder den Ansichten Ihres Gegenübers nicht übereinstimmen. So verhindern Sie hitzige Auseinandersetzungen und somit auch das Risiko, den Faden zu verlieren.

Nachfragen bei Unklarheiten

Zum Aktiven Zuhören gehört auch, nachzufragen wenn etwas nicht verstanden wurde. Einerseits signalisieren Nachfragen immer auch Interesse und gleichzeitig, ist es keine Schande, zuzugeben, wenn Sie etwas nicht ganz verstanden haben. Nur so können Sie im Endeffekt sicher sein, dass Sie alle Informationen erhalten, um Ihr Gespräch konstruktiv weiterzuführen.

Lächeln und Körperhaltung

Auch wenn es zunächst absurd scheint: Beim Telefonieren sollten Sie lächeln und auf eine aufrechte Körperhaltung achten! Körperhaltung und Mimik haben einen großen Einfluss auf die Art und Weise wie wir mit anderen kommunizieren. Wenn wir lächeln, verbreiten wir unbewusst eine freundlichere Stimmung und auch Ihr Gesprächspartner wird Ihr Lächeln “hören”. Besonders bei Nervosität oder schlechter Laune, kann ein kleines “Lächelworkout”  Wunder wirken. Unser Gehirn registriert das Dauergrinsen und reagiert mit vermehrter Ausschüttung von Glückshormonen. Eine aufrechte Körperhaltung sorgt zusätzlich für eine sichere Ausstrahlung.

Anne-Marie Schiede
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