Endlich Ordnung im E-Mail-Postfach

Aus alt mach neu – Bürotipps wird zu NineToFive. Lies hier die Klassiker unseres alten Blogs im neuen Design. Klick dich durch unterhaltsame Artikel und informiere dich über die neuesten Facts rund um den Büroalltag. Alle Bürotipps Artikel →

Das Email Postfach ist schon wieder überfüllt und die wichtige Mail vom Kollegen ist unauffindbar? Zeit, Ordnung in das Chaos zu bringen und dauerhaft den Überblick zu behalten! Denn auch wenn es nur virtuell ist: Alles was sich unerledigt ansammelt, haftet sich an unser Unterbewusstsein. Sie werden sich viel freier fühlen, wenn Sie Ihr Postfach entrümpeln, versprochen!

Feste E-Mail-Postfachbearbeitungstermine festlegen

Nehmen Sie sich jeden Tag einen festen Zeitpunkt vor, an dem Sie Ihr Postfach checken. Wer über den Tag immer mal wieder in die Mails schaut, verliert schnell den Überblick und wird vermutlich ständig von anderen Dingen abgelenkt. Eine feste “Email-Zeit” führt dazu, dass Sie sich konzentriert mit dem Bearbeiten des E-Mail Eingangs beschäftigen und andere Aufgaben ersteinmal außen vor lassen.

Verschiedene Ordner anlegen

Neben Posteingang, Postausgang und Papierkorb macht es Sinn,  weitere Ordner anzulegen um mehr Struktur und Übersicht zu bekommen. Es könnte zum Beispiel ein Projekt- oder Kundenordner angelegt werden. Auch ein Ordner für dringend zu bearbeitende E-Mails kann mehr Übersicht schaffen. Allerdings sollte es auch übersichtlich bleiben: Zu viele Ordner machen alles nur noch komplizierter. Haben Sie das ideale System, verschieben Sie am besten gleich alle E-Mails in die Ordner.

Der Posteingang sollte idealerweise leer sein

Alles was in Ihrem Posteingang landet, kann nun während jeder täglichen “Mail-Zeit” in die dafür vorgesehenen Ordner verschoben werden, sodass der Posteingang quasi immer leer sein sollte. So wissen Sie stets, welche aktuellen Mails noch zu bearbeiten sind.

Spam möglichst vermeiden

Hier ist die Wahl des richtigen Accounts der erste Schritt, einer Spam-Flut entgegenzuarbeiten.  Es ist also wichtig, im Vorfeld Informationen über die verschiedenen Emailaccounts einzuholen. Zusätzlich sollten Optionen wie Spamfilter vorhanden sein. Hier empfehlen sich Windows Live Mail und Mozilla Thunderbird.

Voraussichtlich-Löschen-Ordner

Legen Sie auch einen Ordner an, in welchem Sie Mails ablegen, bei denen Sie noch nicht ganz sicher sind, ob sie eventuell wichtig sind, oder gleich gelöscht werden können. Ein “Email-Erinnerungsordner” könnte alternativ für Nachrichten eingerichtet werden, die Sie zu einem späterem Zeitpunkt bearbeiten möchten oder können.

Newsletter abbestellen, richtig löschen

Alles, was das Postfach unnötig zumüllt, wird eliminiert. Das heißt, Sie sollten alle überflüssigen Newsletter und Werbung abbestellen oder blocken. Wenn Sie lästige Mails löschen wollen, sortieren Sie diese zunächst über die Suchfunktion nach Absender. Drucken Sie Rechnungen  sofort aus und löschen diese danach.

Wenn Sie sich täglich Email Zeit einräumen, Unnötiges sofort löschen und systematisch vorgehen, kann Sie die Mailflut zukünftig nicht mehr stressen!