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Aktenvernichter fürs Büro – Was Sie beachten sollten

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Die sichere Entsorgung vertraulicher Dokumente ist nicht erst seit Sensibilisierung des Umgangs mit personenbezogenen Daten wichtig und unumgänglich. Auch der Schutz eigener brisanter Informationen wie Kreditkartennummern, Adressen und Steuernummern sollte oberste Priorität haben. Mit Aktenvernichtern sind Sie somit auf der sicheren Seite. Doch was ist bei der Anschaffung zu beachten? Und welche Dokumente sind relevant?

Was ist die Datenschutzerklärung?

Die Datenschutzerklärung umfasst, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. das Sammeln, die Nutzung und die Weitervergabe sollte unter Einhaltung der Standards der Datenschutzerklärung erfolgen. Alle Daten, welche einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet sind ( oder diese unmittelbar erfolgen kann) sind besonders schutzbedürftig.

Besondere Arten personenbezogener Daten

Der Gesundheitsstatus, Informationen über ethnische Herkunft, politische und andere Orientierungen gehören dabei zu den ‘besonderen Arten personenbezogener Daten’.

Personaldaten

Informationen wie Name und Adresse des Arbeitnehmers, Höhe des Gehalts und die Steuerklasse gehören zu den Personaldaten, welche im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses gespeichert und verwendet werden. Auch Angaben über die Ausbildung und Qualifikation des Arbeitnehmers oder seinen beruflichen Werdegang fallen unter die Personaldaten.

Sozialdaten

Im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben werden Sozialdaten von einem Sozialleistungsträger (Sozialversicherungsträger, Sozialhilfeträger, Versorgungsbehörden) gesammelt und gespeichert. Darunter fallen Rentenversicherungsnummer, Krankenversicherungsnummer, Anschrift , Kinderzahl, Verhalten, Ausbildung. Zudem umfassen sie Gutachten, Diagnosen und Schriftverkehr mit Sozialleistungsträgern.

Welche Anforderungen muss ein Aktenvernichter erfüllen?

Die Wahl des für Sie geeigneten Aktenvernichters hängt dabei von den Sicherheitsanforderungen, der Menge und der Art der zu vernichtenden Materialien ab.Für kleinere Büros eignen sich  sparsame Aktenvernichter mit verschiedenen Sicherheitsstufen und einem Auffangvolumen von 23- 55 Litern. Großraumbüros sollten Aktenvernichter mit einem Auffassungsvermögen zwischen 145-205 Liter aufweisen.

Die Schutzklassen

Zunächst sollten Sie klären, welche Art von Dokumenten sie vernichten wollen. Die Daten werden in 3 Schutzklasen eingeteilt:

Schutzklasse 1 Die Daten unterliegen normalem Schutzbedarf, zum Beispiel Telefonlisten, Produktlisten, Lieferantendaten oder Adressdaten, Wurfsendungen, Notize

Schutzklasse 2 Es besteht hoher Schutzbedarf der Daten. Besonders vertrauliche Daten, welche auf einen kleinen Personenkreis beschränkt sind, fallen unter diese Schutzklasse. Bei unzulässiger Veröffentlichung hätte dies erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen und das Risiko eines Gesetzesverstoßes ist gegeben. Hierzu gehören: Finanzbuchhaltungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Personal- und Bewerberdaten.

Schutzklasse 3 Es besteht sehr hoher Schutzbedarf, da es sich um besonders sensible Daten handelt. Hier hätte eine unberechtigte Weitergabe, ernsthafte Auswirkungen. Hierzu gehören Unterlagen der Geschäftsführung, Informationen aus Forschung und Entwicklung, Patientendaten oder Mandanteninformationen.

Anpassung an die Sicherheitsstufen

Hier gilt: passen Sie den Schutzbedarf an die bei der Aktenvernichtung gewählte Sicherheitsstufe an. Das heißt, dass für Schutzklasse 2 nur eine Sicherheitsstufe 3 oder höher in Betracht gezogen werden kann. Die Sicherheitsstufen werden wie folgt eingeteilt:

Sicherheitsstufe 1 Für allgemeines Schriftgut, zum Beispiel Prospekte, Kataloge.

Sicherheitsstufe 2 Für internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut zum Beispiel abgelaufene Anweisungen, Formulare oder Aushänge.

Sicherheitsstufe 3 Für Datenträger mit sensiblen , vertraulichen, personenbezogenen Daten zum Beispiel Steuerunterlagen, Adressdaten von. .Personen.

Sicherheitsstufe 4 Besonders sensible und vertrauliche Daten, dazu gehören: Bilanzen, Gehaltsabrechnungen.

Sicherheitsstufe 5 Maximale Sicherheitsanforderungen, zum Beispiel für Patente, Prozessunterlagen.

Sicherheitsstufe 6 Geheime Hochsicherheitsdaten, etwa aus der Forschung.

Sicherheitsstufe 7 Streng geheim zu haltende Daten, höchste Sicherheitsvorkehrungen sind einzuhalten, zum Beispiel für geheimdienstliche oder. militärische Bereiche

Verschiedene Schutzmaßnahmen für unterschiedliche Datenträger

Verschiedene Schutzmaßnahmen gelten auch für die Vernichtung verschiedener Datenträger. Von Papier über CDs, DVDs über Disketten bis zu USB-Sticks und Tablet-PCs und magnetischen Festplatten gibt es verschiedene Sicherheits-Anforderungen.

Anne-Marie Schiede
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