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Der Urlaub naht! – Vorbereitungen fürs Büro

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Sommer ist Urlaubszeit. Zeit also sich neben der Vorfreude auf Strand, Sonne und Nichtstun auch einmal Gedanken um Arbeitsübergabe und noch zu erledigende Aufgaben zu machen, um so entspannt in den wohlverdienten Urlaub zu starten.

Optimale Abwesenheitsvorbereitungen

Um mit gutem Gewissen, den Urlaub zu beginnen, sollten Sie ungefähr 2 Wochen vor Start mit den Vorbereitungen anfangen und entsprechende Maßnahmen treffen. Gut wäre es, wenn sie bereits die wichtigsten Dinge erledigen, um sich nach der Rückkehr noch ein wenig im Entspannungsmodus aalen zu können und den Arbeitsalltag locker wieder angehen können.

Passwörter hinterlegen

Damit Sie später nicht unverhofft  von den Kollegen angerufen und nach diversen Kunden- oder Zugangsdaten gefragt werden, während Sie kilometerweit vom Festland entfernt an einer Seehund-Safari teilnehmen, ist es sinnvoll, wichtige Passwörter, Zugriffsrechte für E-Mail-Accounts und Ordner zu notieren, oder Ihrer Urlaubsvertretung zu hinterlegen. Was uns auch schon zum nächsten Punkt führt.

Die Frage nach der Urlaubsvertretung

Unter bestimmten Umständen ist es vernünftig, Vollmachten auszustellen, Aufgaben zu delegieren oder einfach nur eine E-Mail oder Telefonvertretung einzurichten. Abhängig von den Aufgaben, die zu erledigen sind und ob Ihr Chef auf Ihre Hilfe angewiesen ist, kann eine Urlaubsvertretung dafür sorgen, dass Sie Ihren Urlaub garantiert ungestört genießen können und anfallende Aufgaben bereits vor Ihrem Rückantritt erledigt sind (siehe Punkt 1).

Ablagen verwalten

Legen Sie wichtige Dokumente, Formulare oder Informationen beschriftet in die dazu vorgesehene Ablage. Selbst, wenn Ihre Vertretung diese nicht bearbeiten soll, ist es dennoch hilfreich, wenn diverse Unterlagen gesammelt und für Sie übersichtlich abgelegt werden.

Kollegen einweisen

Haben Sie eine Urlaubsvertretung, ist es rätlich, diese vor Urlaubsantritt gut einzuweisen und mit entsprechenden Informationen zu versorgen. Natürlich gehört dazu, wann Sie im Urlaub sind, welche Aufgaben anliegen und wo wichtige Dokumente und Notizen hinterlegt wurden. Auch mögliche Probleme, die entstehen können, sollten bedacht und eventuelle Lösungsvorschläge überlegt werden. Ist eine persönliche Einweisung nicht möglich, sollte eine Einweisungs-E-mail- oder Notiz auch ihren Dienst tun. Wichtig ist bloß, dass Sie sich abschließend versichern lassen, dass Ihre Kollegen auch Bescheid wissen.

Alles erledigen, was zu erledigen ist

Die letzten Tage vor dem Urlaub sollten Sie nutzen, um nochmal alles Anstehende abzuarbeiten. Kommen Sie dann später wieder, ist Ihnen die verbleibende Urlaubsstimmung sicher. Außerdem verläuft der Übergang zum ersten Arbeitstag geschmeidig und entspannt. Erledigen Sie alle angefangenen Aufgaben, vereinbaren Sie keine neuen Termine und wenn nötig, schreiben Sie eine To-Do Liste, um zumindest alle nicht erledigten Aufgaben nach dem Urlaub aufgelistet zu haben. So können Sie direkt an die Arbeit anknüpfen, ohne “sich erst einmal sammeln zu müssen”.

Urlaubsabwesenheits-E-Mail

Um automatische Antwortmails an Kunden professionell zu gestalten, gibt es beispielsweise hier passende Abwesenheitsnotizvorlagen.

Haben Sie alles erledigt? Dann steht dem Urlaub nichts mehr im Weg!

Anne-Marie Schiede
Haben Sie Anregungen oder Fragen zum Artikel? Haben Sie etwas für Ihren eigenen Büroalltag mitnehmen können? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar.

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