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Datenschutz im Büro: Simple Tipps für mehr Sicherheit

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Das digitale Zeitalter hat uns mit so einigen neuen Begriffen bekannt gemacht: Auf verschiedenen Social-Media-Plattformen „füttert“ uns ein Feed mit Informationen und Content, „Digital Natives“ und „Digital Immigrants“ sind einander gelegentlich ein Dorn im Auge und der Austausch mit Bekannten findet nicht selten auch mal im Chat, natürlich gespickt mit Emojis, statt. Was sofort auffällt: Sehr viele Worte, die die Digitalisierung in den Fokus gerückt hat, sind Anglizismen. Und nicht alle spielen in unserem Alltag eine wirklich wichtige Rolle. Es gibt jedoch eines, das weder Englisch noch unwichtig ist: den Datenschutz. Datenschutz ist zwar kein exklusiv digitales Thema, doch in der Zeit von Internet, Hackerangriffen und Computerviren wird seine Rolle immer größer. Auch bei der Arbeit im Büro solltest du dich zumindest basismäßig damit auskennen.

Was bedeutet Datenschutz im Büro?

In einem Unternehmen fallen eine Menge personenbezogener Daten an. Beim Datenschutz geht es darum, diese vor Missbrauch zu bewahren. So werden auch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Privatsphäre geschützt. Einfach gesagt soll Datenschutz also dafür sorgen, dass Infos nur bei denen landen können, die sie auch etwas angehen.

Es werden eine Menge Daten gesammelt

Wieso ist Datenschutz wichtig?

2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung, abgekürzt DSGVO, in Kraft getreten. Bei Verstößen kannst du zum einen mit teuren Strafen rechnen. Zum anderen schadet es sowohl der Firma selbst als auch dem Firmenimage sehr, wenn ernsthafte Mängel im Datenschutz auftreten und zum Beispiel die Daten von Kunden in die falschen Hände geraten.

Natürlich sollte nicht nur die Angst vor Strafen oder Profitverlust zum Datenschutz im Büro motivieren. Auch die unangenehmen und ernsten Folgen, die Datenmissbrauch für die Betroffenen haben kann, sollten den sensiblen Umgang mit Daten selbstverständlich machen.

Auch rechtlich ist der richtige Umgang mit Daten gefordert

Wie sorgst du konkret für Datenschutz im Büro?

Wenn du dich an ein paar Grundsätzen orientierst, kannst du schon mit einfachen Verhaltensweisen die Sicherheit deines Büros steigern.

1. Sensible Unterlagen sensibel behandeln

Wenn du dich mit persönlichen Daten, etwa mit denen eines Kunden oder einer Kundin, beschäftigt hast, musst du dafür sorgen, dass diese nicht einfach für Unbefugte zugänglich sind. Die Unterlagen in Akten zu sortieren und dann sicher in einem verschließbaren Schrank zu verstauen ist eine brauchbare Maßnahme, um genau dafür zu sorgen.

Wenn du die Unterlagen ausgedruckt hast und sie nicht mehr brauchst, musst du sie außerdem auf die richtige Art entsorgen. Hier reicht es leider nicht, sie nur zu zerknüllen und an deinen Freund unterm Schreibtisch, den Papierkorb, zu verfüttern. Stattdessen musst du dafür Sorge tragen, dass die Dokumente geschreddert und unleserlich gemacht werden. Erst dann kannst du sie beruhigt wegschmeißen.

Dokumente sicher zu verstauen, gehört dazu

2. Zugang nur, wem Zugang gebührt

Schließe dein Büro ab, wenn du es alleine zurücklässt, selbst, wenn du nur für eine kürzere Zeit weg bist. Besucher und Besucherinnen solltest du möglichst nicht alleine in deinem Büro lassen und außerdem dafür sorgen, dass dein Bildschirm so ausgerichtet ist, dass nicht einfach jeder mitlesen kann.

3. Sichere Passwörter

Einer der wichtigsten Schritte hin zu gutem Datenschutz im Büro sind sichere Passwörter. Diese solltest du geheim halten und auswendig können, sodass nicht jemand einfach durch deine Notizen Zugang auf deinen Rechner erlangen kann. Wenn du wirklich den Überblick verlierst und dir Notizen machen musst, achte unbedingt darauf, dass niemand anderes die Möglichkeit hat, an die Listen zu gelangen. Also nicht einfach auf dem Schreibtisch liegen lassen!  Zu wissen, wie man ein sicheres Passwort erstellt, ist auch von großem Nutzen:

Fehler bei der Passworterstellung

Viele von uns verwenden gerne für alles immer dasselbe Passwort. Das scheint erstmal einige Vorteile zu haben: Es ist einfach zu merken und spart außerdem Zeit. Unsicher ist es jedoch auch. Deshalb gilt: Mache es dir nicht zu einfach. Jedes Nutzerkonto sollte ein eigenes Passwort haben.

Auch simple Zahlen- oder Buchstabenfolgen sind extrem einfach zu knacken. „123456“ war 2020 das beliebteste Passwort in Deutschland. Da beweisen wir einen Hang zum Komfort – und machen Hackern so gleichzeitig den Weg frei. Geburtstage oder Familiennamen eignen sich ebenfalls nicht gut zum Erstellen von Passwörtern, da sie in einer engen Verbindung zu dir stehen.

Die einfachsten Passwörter sind meistens die unsichersten

Regeln und Tipps für gute Passwörter

Dein Passwort sollte mindestens zwischen 8 und 10 Zeichen lang sein, je nach dem, wie komplex es ist. Grundsätzlich gilt: Je länger, desto sicherer. Außerdem sollte es eine Mischung aus Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (z. B. @, &, ?) sein. Das macht das Knacken um einiges schwieriger und einige Anbieter lassen gar keine Passwörter ohne Sonderzeichen oder Ähnliches zu. Für das Erstellen der Passwörter kannst du dir Eselsbrücken überlegen, damit du sie zum einen nicht vergisst und zum anderen immer wieder auf neue Ideen kommst. Du kannst dir etwa einen Satz ausdenken und dann von jedem Wort den Anfangsbuchstaben verwenden. „Der Esel meiner Oma läuft nicht gern auf Brücken!“ wird so zu „DEmOlngaB!“. Gib noch eine Zahl hinzu und schon hast du ein sicheres Passwort, das du dir leichter merken kannst als eine willkürliche Buchstabenreihe!

Richtiger Datenschutz im Büro: eine Sorge weniger

Datenschutz ist also gleich aus mehreren Gründen wichtig: um Sanktionen zu vermeiden, um Verantwortung zu beweisen und um Personen vor ernsthaften Schäden zu bewahren. Auf ein paar simple Dinge zu achten, macht dein Büro sofort sicherer. Das kann dir eine Menge Schwierigkeiten ersparen und gibt bei der Arbeit ein besseres Gefühl. Denke also bei der nächsten Passworterstellung an uns und vor allem: Nimm nicht die “123456”!

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